Phân biệt Văn phòng phẩm và Thiết bị văn phòng

Thông thường chúng ta hay nhầm lẫn tên gọi Văn phòng phẩm Thiết bị văn phòng là một, tuy nhiên hai khái niệm này có những đặc điểm khác nhau. Văn phòng phẩm chỉ là một phần nhỏ của Thiết bị văn phòng, không phải ngang hàng nhau hay có ý nghĩa như nhau. Chúng ta hãy tìm hiểu chi tiết sau đây nhé:

Văn phòng phẩm là những vật dụng phục vụ cho hoạt động tại văn phòng như: Giấy in, sổ, bút, kẹp giấy, bìa hồ sơ, bao thư, băng keo, bấm kim, kim bấm, ....

Thiết bị văn phòng là những thiết bị và vật dụng phục vụ cho hoạt động tại văn phòng như: Máy in, máy photocopy, máy scan, máy tính, bàn ghế làm việc, tủ hồ sơ, ... và bao gồm những vật dụng Văn phòng phẩm. 

Các loại Thiết bị văn phòng và Văn phòng phẩm phổ biến như:

- Máy móc văn phòng: Một văn phòng hiện đại cần rất nhiều các trang thiết bị máy móc như: máy tính, máy chiếu, máy in, máy photocopy và máy chấm công, ... Đây là các thiết bị văn phòng hỗ trợ công việc đạt hiệu quả hơn và tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp, công ty hiện đại hơn cũng như chuyên nghiệp hơn.

- Bàn, ghế, tủ văn phòng: Không thể không đề cập tới trong danh sách những thiết bị văn phòng quan trọng nhất đó chính là bàn ghế làm việc và tủ văn phòng hay còn được gọi là nội thất văn phòng. Bàn ghế để sắp xếp vị trí nhân viên, là nơi làm việc, họp bàn và để đặt các loại văn phòng phẩm khác như giấy tờ, sổ sách, bút mực, ... Tủ văn phòng là nơi chứa đựng, lưu trữ các thiết bị văn phòng, giấy tờ quan trọng của nhân viên cũng như của công ty.

- Sổ sách văn phòng: Công việc và hoạt động văn phòng công ty cũng cần đến các loại sổ sách kế toán và các loại sổ văn phòng. Trong đó, sổ sách kế toán bao gồm: các loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn và sổ lương,... Và sổ văn phòng thường là các loại sổ nhỏ, được nhân viên sử dụng để ghi chép, lưu ý trong quá trình làm việc.

- Giấy in, giấy photocopy: Giấy là vật dụng không thể thiếu đối với bất kỳ văn phòng nào vì gần như tất cả các công việc văn phòng đều cần sử dụng tới giấy. Nếu như giấy là văn phòng phẩm quan trọng và phổ biến nhất, thì giấy A4 được xem là loại giấy được sử dụng nhiều nhất và thiết yếu nhất trong môi trường văn phòng cho các mục đích: in, photo, làm hợp đồng, thông báo, công văn, ... Bên cạnh đó, với nhiệm vụ và chức năng giúp nhân viên văn phòng ghi nhớ, đánh dấu và lên lịch cho những việc quan trọng hay những ý tưởng sáng tạo, giấy note cũng được dân văn phòng đặc biệt ưu dùng và thường dùng. Ngoài ra, các loại giấy in hóa đơn, chứng từ, tem nhãn sản phẩm cũng là các loại giấy văn phòng rất quan trọng và cần thiết đối với dân công sở.

- Bìa hồ sơ: Bìa hồ sơ / tài liệu là thiết bị văn phòng phẩm giúp quản lý hiệu quả, sắp xếp, và lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ cũng như tài liệu. Vật dụng này rất quan trọng và hữu ích cho các nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc, hay trong những buổi gặp mặt, làm việc cùng khách hàng, ký kết hợp đồng.

- Bút viết: Bên cạnh các loại giấy văn phòng, bút viết cũng rất cần thiết đối với các hoạt động của bất kỳ cá nhân, cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nào.